أداة مسح المؤسسات

إن أداة المسح هذه هي أداة قياس لبرنامج "تطوير لقياس برنامج التقيير الذاتي والتحول". والهدف من هذا المسح هو الوصول إلى فهم ثقافة المؤسسة التي تعمل فيها.

إننا نؤكد بأن جميع المعلومات و التغذية الراجعة التي ستقدمونها ستبقى سرية، كما أن مساهمتكم ستساعدنا في تطوير الأداة التي ستستخدم من قبل فريق التقدير المؤسسي.

إن استكمال هذا المسح سيأخذ حوالي 20 دقيقة، يرجى اختيار الإجابة من خلال وضع دائرة حول (نعم) أو (لا)، وإذا شعرتم بأن الإجابة على بعض الأسئلة لن تكون إجابة بنعم أو لا، فيرجى في هذه الحالة الاعتماد على الحدس و أفضل الأحكام و يمكنكم اختيار الإجابة التي تشعرون بأنها الأقرب.

إطار التخطيط الاستراتيجي
1	هل تعلم فيما إذا كانت المؤسسة قد كتبت رؤية معينة توضح فيها أسلوبها الأفضل من ناحية الوصول إلى ملامح التميز في تحقيقها لدورها بشكل جيد؟	نعم	لا
2	هل تعرف شيئا عن هذه الرؤية؟	نعم	لا
3	هل ساعدتك هذه الرؤية بأي شكل في إيجاد طرق جديدة تعزز الوظيفة التي تمارسها، أو الوظائف التي يمارسها الزملاء الأقرب إليك في العمل؟	نعم	لا
4	هل تعلم فيما إذا كانت المؤسسة لديها مهمة مكتوبة تبين بوضوح ادوار/أعمال المؤسسة الضرورية؟	نعم	لا
5	هل سألك مديرك عن أفكارك و/أو خطة عملك الخاصة بالقسم الذي تعمل فيه و/أو الخطة الاستراتيجية للمؤسسة؟	نعم	لا
6	هل تدرك دورك في تحديد أهداف [1]المخرجات المعروفة لك والمرتبطة بشكل واضح بتحقيق أهداف الخطة الاستراتيجية؟	نعم	لا
الثقافة الساندة
7	هل تعلم فيما إذا كان للمؤسسة مجموعة من "القيم الأساسية"[2] التي تتمنى على جميع موظفيها إظهارها في سلوكهم العملي لتعزيز الأداء الناتج؟	نعم	لا
8	هل تتمسك أنت و زملائك/مديرك بهذه القيم الأساسية؟	نعم	لا
9	حسب خبرتك، هل تعتقد بأن الموظفين/المدراء مستعدون لمشاركة المعلومات فيما بينهم؟	نعم	لا
10	حسب خبرتك، هل تحاول المؤسسة دائما تشجيع موظفيها على الإبداع و اتخاذ المخاطرات المحسوبة لمحاولة تعزيز الأداء الناتج؟	نعم	لا
11	هل ترى المدراء في المؤسسة يقودون العمل بناء على أمثلة، بشكل عام على الأقل؟	نعم	لا
12	هل تعتقد بأن كل مدير يسعى بشكل عام لإنجاز أهداف المخرجات في مجالات عمله/عملها؟	نعم	لا
13	هل تعتقد بأن المدراء عادة يقبلون تحمل مسؤولية تحقيق هذه الأهداف؟	نعم	لا
14	حسب خبرتك، هل تدرك الإدارة عادة الأداء المتميز وتعترف به بشكل نظامي سواء أتى من قبل الفرد/الفريق في المؤسسة؟	نعم	لا
15	هل تشعر بشكل عام بأن إدارة المؤسسة تقيّمك؟	نعم	لا
16	هل أعطيت لك المسؤوليات و السلطات الكافية لتساهم بشكل أكثر فعالية في الوصول إلى أهداف المؤسسة	نعم	لا
المراقبة والتقييم
17	حسب معرفتك، هل وضعت مؤسستك أهدافا واضحة لكل فترة تخطيطية أو مالية لكل من مخرجاتها الرئيسية؟	نعم	لا
18	هل تحاول مؤسستك مراقبة الأداء بانتظام لكل من هذه المخرجات الرئيسية؟	نعم	لا
19	هل تشعر بأن مؤسستك على علم تام بشركائها الأساسيين وبأنها تدرك طبيعة مصالحهم في مخرجاتها؟	نعم	لا
20	حسب رأيك، هل قامت مؤسستك بتعريف المخاطر الرئيسية واستعدت لها من اجل إنتاج وإيصال مخرجاتها بنجاح؟	نعم	لا

الإدارة
1	حسب علمك، هل عرّفت المؤسسة مقاييس التعيين و الاختيار لتحديد المرشحين المناسبين للوظائف؟	نعم	لا
2	هل لديك وصف وظيفي ومجال عمل محدد بوضوح؟	نعم	لا
3	هل تشعر بأن هناك سياسة عادلة مطبقة في اختيار الأفراد المناسبين للوظيفة المناسبة وفي الوقت المناسب؟	نعم	لا
4	هل تعتقد بأن مؤسستك تطبق نظام مكافآت عادل؟	نعم	لا
5	هل تشعر بأن ما يحدد الترقية والمكافأة والتعويض داخل المؤسسة هو الأداء الوظيفي و الاستحقاق ؟	نعم	لا
6	هل تشعر بأن راتبك مرتبط بأدائك؟	نعم	لا
7	هل تشارك في عملية تقييم أدائك؟	نعم	لا
8	هل تصلك نتائج تقييم أدائك؟	نعم	لا
التخطيط
9	حسب علمك، هل هناك خطة توقع للموارد البشرية في قسمك؟	نعم	لا
10	هل تعتقد بأن الموظفين موزعين في أقسام العمل بشكل منطقي؟	نعم	لا
11	حسب علمك، هل تستخدم المؤسسة برنامج تخطيط تعاقبي لضمان استمرارية توفر القادة المستقبليين؟	نعم	لا
12	هل تعلم بوجود شواغر/فرص وظيفية داخل المؤسسة و هل يتم تشجيعك على التقدم لها في حال تطابقت مهاراتك واهتماماتك مع متطلباتها الوظيفية؟	نعم	لا
13	هل تفكر المؤسسة في ترقية المرشيحن الداخليين قبل البحث عن مرشحين من الخارج؟	نعم	لا
التدريب والتطوير
14	هل تعلم عن برامج التدريب التي تقدمها المؤسسة أو ترعاها؟	نعم	لا
15	هل يتم تشجيعك على المشاركة في نشاطات تدريبية مرتبطة بالوظيفة؟	نعم	لا
16	هل يتم تشجيعك على تعلم أو تحسين مهاراتك الوظيفية بشكل عام من خلال أساليب التدريب من قبل مشرفين مختصين؟	نعم	لا
رعاية الموظفين
17	هل تعمل المؤسسة، برأيك، على طلب اقتراحات الموظفين و أخذها بعين الاعتبار وعلى جميع المستويات بهدف تحسين المؤسسة؟	نعم	لا

العمليات المعرفة
1	حسب رأيك، هل تسعى المؤسسة للحصول على المعلومات وتطويرها و المشاركة بها باستمرار؟	نعم	لا
2	حسب علمك، هل تتمتع المؤسسة باستراتيجية لإدارة المعرفة؟	نعم	لا
3	هل يبحث قسمك عن المعلومات ويوثقها سواء كان مصدرها الموظفون أو العملاء؟	نعم	لا
4	هل تعتقد بأنك تستطيع أداء وظيفتك بشكل أكثر كفاءة وفعالية إذا استطعت الوصول بشكل أفضل إلى معلومات موجودة أصلا داخل المؤسسة؟	نعم	لا
5	برأيك، هل تتشارك مؤسستك بانفتاح و فعالية في المعلومات التي لديها مع المواطنين و/أو العملاء المهتمين ؟	نعم	لا
الأثر المعرفي
6	حسب علمك، هل عمل قسمك/دائرتك على مراجعة المعرفة الموجودة لديه وهل قام بتعريف وتوثيق أية ثغرات معرفية يجب ملئها؟	نعم	لا
7	هل يتوفر في قسمك قوانين واضحة للحصول على الوثائق/المعلومات وتخزينها؟	نعم	لا
8	حسب خبرتك، هل تتوفر هذه الوثائق و هل يمكن الوصول إليها؟	نعم	لا
9	حسب خبرتك، هل يقوم المدراء بشكل عام بتشجيع الموظفين على التأكد من وجود المعلومات الضرورية وتوفرها قبل البدء بالعمل على موضوع معين؟	نعم	لا
10	هل تقوم مؤسستك بجمع الموظفين عبر خطوط المسؤوليات الطبيعية لتطوير المعرفة و/أو مشاركتها؟	نعم	لا
11	هل تقوم مؤسستك وبانتظام بمراجعة مجوداتها المعرفية للتعرف على أية ثغرات ومعالجتها؟	نعم	لا
الاتصالات
12	حسب علمك، هل تتمتع المؤسسة باستراتيجية اتصال داخلية وهل يوجد شخص مسؤول عنها؟	نعم	لا
13	حسب رأيك، هل تتمتع استراتيجية الاتصال الداخلية بالديناميكية المطلوبة للبحث عن الفرص الغير متوقعة و لإدارة ألازمات؟	نعم	لا
14	هل تتمتع مؤسستك باستراتيجية اتصال خارجية وهل يوجد شخص مسؤول عنها؟	نعم	لا
15	حسب رأيك، هل تتمتع استراتيجية الاتصال الخارجية بالديناميكية الكافية للبحث عن الفرص الغير المتوقعة وإدارة ألازمات؟	نعم	لا

إدارة العمليات وتبسيطها
1	هل تشعر بأن هناك أعباء غير ضرورية أو تأخير في العلميات التي تقوم بها يوميا؟	نعم	لا
2	هل تعرف من هم عملائك في العمل؟	نعم	لا
3	هل تقيس احتياجات العملاء المرتبطة بعملك باستمرار؟	نعم	لا
4	هل تشعر بأنه يمكن تبسيط إجراءات عملك مع الاستمرار بتقديم نفس النتائج؟	نعم	لا
5	هل شاركت في تحليل تدفق عملك؟	نعم	لا
6	هل يتم أخذ اقتراحاتك بعين الاعتبار فيما يخص الإجراءات الضرورية التي يجب اتخاذها والمرتبطة بعملك؟	نعم	لا
إدارة العلاقات مع المتعاملين
7	حسب علمك، هل تسعى مؤسستك للحصول على التغذية الراجعة من العملاء من اجل التعرف بشكل أفضل على المتطلبات والتوقعات؟	نعم	لا
8	هل تبذل مؤسستك جهودا كبيرة لتأمين مستوى عال من رضا العملاء بشكل عام؟	نعم	لا
9	حسب رأيك، هل يتم تمكين أعضاء مؤسستك لاتخاذ قرارات تستجيب وبسرعة لمتطلبات العملاء؟	نعم	لا
10	هل تتوجه وظيفتك باتجاه تحسين نوعية الخدمات باستمرار؟	نعم	لا
11	حسب رأيك، هل تبنت المؤسسة الإجراءات المناسبة لضمان تمكنها من التعلم من أخطائها في مجال إيصال الخدمات؟	نعم	لا

التخطيط
1	هل تستقبل مؤسستك المعلومات الكافية حول متطلباتها المالية وتراجعها لتمكينك أنت ومدرائك من اتخاذ قرارات مالية جيدة وقوية؟	نعم	لا
2	هل تستخدم مؤسستك نتائج موازنة العام السابق في اتخاذ قرارات متعلقة بالموازنة الحالية؟	نعم	لا
3	حسب علمك، هل قامت مؤسستك بتعريف النسبة المئوية المقبولة للاختلاف في خططها المالية؟	نعم	لا
4	هل تأخذ الموازنة الحالية التغييرات المحتملة في استراتيجية المؤسسة و التشريعات الحكومية التي قد تحدث في السنوات القادمة؟	نعم	لا
5	هل تراجع مؤسستك أولوياتها عند وضع الموازنة؟	نعم	لا
6	هل تضمن إرشادات وضع مسودة الموازنة في مؤسستكم بأن تتوازى الموازنة مع أولويات الخطة الاستراتيجية؟	نعم	لا
7	هل تأخذ مؤسستك بعين الاعتبار احتياجات و توقعات المواطن والعميل عند وضع الموازنة؟	نعم	لا
8	هل تعتبر مبررات المخصصات المالية معروفة و مفهومة في المؤسسة ؟	نعم	لا
التطبيق
9	هل تتطلب تشريعات التمكين في المؤسسة المحافظة على مستويات عالية من المسائلة المالية و تحديد آليات الوصول إليها؟	نعم	لا
10	هل توجد في مؤسستك سياسات وإجراءات مكتوبة لعملياتها المحاسبية؟	نعم	لا
11	هل تتوفر التقارير المالية لمؤسستك للجمهور ووسائل الإعلام؟	نعم	لا
12	هل يخضع النظام المحاسبي لمؤسستك لمعايير المعاهدات الدولية لمهنة المحاسبة؟	نعم	لا
13	هل تقدم المؤسسة وثائق مكتوبة لأساليب الشراء المناسبة لجميع الموظفين و على كافة المستويات؟	نعم	لا
14	هل يتطلب نظام المشتريات في مؤسستك وجود إثبات ورقي لكل عملية شراء؟	نعم	لا
15	هل يوجد في مؤسستك عملية موافقة واضحة وفاعلة تطبق روتينيا على جميع مستويات المؤسسة؟	نعم	لا
16	هل يوجد في المؤسسة سياسة شراء مكتوبة تفرض بأن تكون المشتريات بأكثر من مبلغ معين على شكل طرح عطاءات؟	نعم	لا
17	هل يتم طرح العطاءات بطريقة عادلة وشفافة و غير متحيزة و تنافسية؟	نعم	لا
18	هل يوجد لدى مؤسستك سياسة مكتوبة فيما يخص المخزون/الجرد؟	نعم	لا
19	هل تقوم مؤسستك وبشكل دوري بمتابعة المخزون من الموجودات للمساعدة في إدارة عمليات التخطيط والشراء؟	نعم	لا
التقدير المالي
20	هل قامت مؤسستك بتعريف المؤشرات الرئيسية المناسبة بتقدير فعالية عملية وضع الموازنة؟	نعم	لا
21	هل تشتمل هذه المؤشرات على مقاييس كمية ونوعية للمنتجات أو الخدمات التي تقدمها؟	نعم	لا
22	هل تتمتع مؤسستك بنظام تزويد المدراء بأحدث المعلومات المالية عبر السنة المالية؟	نعم	لا
23	هل تحضّر مؤسستك تقارير شاملة خاصة بالموازنة لمقارنة المصروفات والعوائد الفعلية مع الأرقام المتوقعة؟	نعم	لا
24	هل تعمل الخطة الاستراتيجية للمؤسسة على قيادة الإدارة المالية؟	نعم	لا
25	هل يقدم المدراء الماليون في مؤسستك توصيات رسمية لصانعي القرار فيها حول تحسين عملية وضع الموازنة؟	نعم	لا
26	هل يطلب المدراء الماليون للمؤسسة من صانعي القرار في الداخل والخارج تقديم توصياتهم حول كيفية جعل تقاريرهم أكثر إفادة؟	نعم	لا

[1] من الناحية النوعية و/أو الكمية.

[2] يمكن للقيم الأساسية أن تشتمل على المعايير الأخلاقية و المواقف العملية.